Cómo sacar el ITIN number: el W-7 paso a paso (y gratis)

Sacar tu ITIN con el IRS no cuesta nada y se hace con un solo formulario, el W-7. Lo que enreda a la mayoría no es el formulario, es decidir cómo entregarlo: por correo (y mandar tu pasaporte original a Texas), con un agente certificado, o en persona en una oficina del IRS.

Aquí tienes las tres vías comparadas, el paso a paso real y el detalle que evita que mandes tu pasaporte por correo sin necesidad. Si todavía no tienes claro qué es el ITIN y para qué sirve, esa parte la cubrimos aparte.

Las tres formas de entregar tu solicitud (compáralas antes de empezar)

El formulario W-7 no se manda por un portal en línea del IRS. Solo hay tres caminos, y la diferencia grande es qué pasa con tus documentos originales.

La traducción práctica: por correo es gratis pero te quedas sin pasaporte hasta dos meses. El CAA cobra, pero no sueltas tu original ni un día. La oficina del IRS junta lo mejor de ambos (gratis y sin soltar el original), con la traba de conseguir cita.

Cómo sacar el ITIN paso a paso

Sirve para cualquiera de las tres vías. Cambia solo el último paso, según dónde entregues.

1. Llena el Formulario W-7. Es la "Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente". Usa la versión vigente (revisión de diciembre de 2024) bajada directo de irs.gov.
2. Junta tu prueba de identidad y de estatus de extranjero. Lo más simple es el pasaporte (ver la sección de documentos más abajo).
3. Adjunta tu declaración federal de impuestos (el Formulario 1040 o 1040-NR) por la que necesitas el ITIN. Hay cinco excepciones en las que no va declaración, pero el caso normal sí la lleva.
4. Entrega todo por una de las tres vías. Por correo a la dirección del IRS en Austin, con un CAA, o en una oficina del IRS con cita.
5. Espera la carta del IRS con tu número. El IRS te avisa el estado en unas 7 semanas (de 9 a 11 si lo mandas en temporada de impuestos).

Qué documentos necesitas (y por qué el pasaporte te ahorra papeles)

El IRS acepta hasta 13 documentos distintos, pero hay un atajo: el pasaporte es el único que vale por sí solo. Prueba a la vez tu identidad y que eres extranjero, así que con él no necesitas juntar nada más.

Si no tienes pasaporte, toca combinar al menos dos documentos de la lista (uno con foto): por ejemplo cédula nacional, visa, licencia de manejar, acta de nacimiento o credencial de elector.

El error que cuesta caro: mandar tu pasaporte original por correo sin necesidad

Por la vía del correo, sí o sí envías tus documentos originales (o copias certificadas por la entidad que los emitió). El IRS los devuelve, pero puede tardar hasta 60 días. Dos meses sin pasaporte es un problema serio si tienes que viajar a México o renovar otro trámite.

Un truco si de todos modos eliges el correo: mete dentro del sobre uno prepagado de Express Mail a tu nombre. El IRS lo usa para regresarte los originales más rápido, y te ahorras parte de esa espera.

Aun así, por eso existen las otras dos vías. Un Agente Tramitador Certificador (CAA) autentica tus documentos él mismo y te los devuelve el mismo día de la cita; lo que va al IRS es su certificación, no tu pasaporte. La contra: cobra por el servicio.

La oficina del IRS en persona hace lo mismo gratis: revisan tus documentos ahí y te los regresan al terminar. Para una cita se llama al 844-545-5640, y conviene moverse temprano porque puede tardar varias semanas conseguir lugar.

Cuánto tarda y cuándo conviene empezar

Cuenta unas 7 semanas para que el IRS te notifique el estado de tu solicitud. Si la mandas entre el 15 de enero y el 30 de abril (la temporada fuerte de impuestos) o desde fuera del país, sube a entre 9 y 11 semanas.

La lección de calendario: como el ITIN normalmente va pegado a tu declaración, no lo dejes para abril. Armar todo en enero o febrero te saca de la pila más lenta del año.

Con el número en mano: qué cambia para ti

Ya con tu ITIN puedes declarar impuestos federales y, si cumples los requisitos, reclamar ciertos créditos tributarios permitidos como el Crédito Tributario por Hijos. Ojo: el ITIN no da acceso al crédito por ingreso del trabajo (el EITC) ni a beneficios del Seguro Social.

Donde sí abre puertas que importan para un carro: hay bancos que financian con ITIN aunque no tengas Seguro Social.

Un recordatorio para no perderlo: si no usas tu ITIN en una declaración federal por tres años seguidos, se vence y hay que renovarlo. Mientras declares cada año, sigue activo.